2019年,浙江省杭州灵隐寺通过第三方机构——中国质量认证中心认证,成为国内首家通过IS0标准化管理体系认证的汉传佛教活动场所。
灵隐寺依托多年来丰富的管理经验,立足寺院管理机制,与时俱进,积极推进寺院管理与当代社会发展相适应。杭州市民宗局指导帮助灵隐寺导入IS09001质量管理体系,进一步加强自身建设和规范化管理,发挥名寺效应,引领杭州佛教界在更高水平探索实践宗教中国化路径。
进入新时代,僧团构成向年轻化、专业化转变;信众、游客对寺院提出了更高的服务管理要求,要求寺院从单一的封闭性内部管理向综合性社会化管理转变。特别是在杭州着力打造“独特韵味别样精彩世界名城”和建设展示新时代中国特色社会主义重要窗口的大背景下,作为杭州的一张文化名片,灵隐寺如何在寺院管理体制的传承与创新中探索简洁明晰、易操作易评价的模式,不断完善信众服务、安全保卫、环境保护、文物保护、文化交流、外事接待等功能,是时代赋予杭州宗教工作部门和佛教界的重大课题。
灵隐寺僧众认识到,要在继承传统和适应时代发展中制定一套新的管理模式,必须跳出原有思想、组织、制度的窠臼,运用现代管理理念和成果,对寺院事务进行规范性、预防性管理。
据灵隐寺方丈光泉介绍,灵隐寺导入IS09001标准化管理体系的具体做法有:
一是全员培训,统一思想。召开寺管会专题会议执事会议、僧众大会,邀请IS09001标准化管理专业团队到寺院培训授课,详细讲解IS09001体系的概念、内涵、具体内容、评价标准等内容,讲清讲透“百丈清规”等传统丛林规约和IS0标准体系的关联,统一全寺僧众的思想认识。
二是厘清职责,修订制度。根据寺院的组织结构、职能分配以及寺院开放殿堂的实际情况,对办公室、司库、监修等16个堂口的职责、权限、管理要求、监督要求、考核要求等管理要素进行梳理,整合重叠和缺失的职责,梳理细化管理内容,将口口相传的规定变为实际管理制度。寺院共编写《管理规约》《管理办法》《管理制度汇编》3本手册,涵盖了寺院发展方针目标、组织机构、管理全流程等框架内容的14项管理办法和188个具体制度、职责、预案和流程文件。
三是逐步试行,有序推进。灵隐寺选送8名僧人参加IS09001标准化管理体系培训,并取得内审员资格。以司库和游客服务中心为试点,用计划、实施、检査、整改工作法推进标准化程序的落地完善,形成寺院自审、发现问题、纠正错误、修正相应制度的流程。
据了解,通过实施标准化管理,灵隐寺已经初步实现了寺院内控全面加强、岗位标准更为明确、服务满意度明显提高、安全风险有效降低等多方面的效果。
寺院内控全面加强。在传统佛教戒律和寺院规约的要求框架下,楔式融入IS09001体系标准的规范,整个寺院以及各个堂口制度的完善度和适应性增加,执行效力大大提升,服务意识逐步增强,服务细节更加规范。
岗位标准更为明确。坚持接待有标准、服务有流程的原则,各堂口衔接责权清晰。改变传统的口传心授的岗位人才培养模式,建立规范的书面岗位要求,新增补岗位人员能第一时间了解服务内容及服务标准。建立寺院各个堂口的合账记录,制度落实到纸面,标准要求更加直观易执行。
服务满意度明显提高。建立效能评价跟踪制,本着谁负责谁主导的服务要求,将各类活动责任落实到人,涉及的服务和活动流程更加清晰和透明,强化服务的系统性。寺院除了建立信众满意度调査制度外,还在相关堂口推广建立满意度调查对比回访机制。
安全风险有效降低。将定期巡查与不定期抽査相结合,建立巡查记录及反馈表,掌握第一手数据,限时解决问题,确保寺院内设施及服务安全无风险。所有开展的活动形成闭环系统,由第三方参与监督,及时发现问题、解决问题,各堂口将安全风险降低到最小限度。